ゆるっと広告業界

デザイナーのじたばた。

タスク管理は何を管理しているのか。

こんばんは、さじです。

タスク管理ツール流行ってますね。自分は受注した案件管理をGoogleスプレッドシートでまとめています。Excelがふわっと使える程度の自分でも苦もなく便利です。

スプレッドシートGoogleのブラウザで動くアプリです。代理店ごとに受注した日付順で案件名や納品日、単価などを表にしています。最初は案件管理だけだったのですが、見積や請求書もリンクで見れるかな?とGoogleドライブに入れてみました。そちらをそれぞれリンクを作成し、スプレッドシートハイパーリンク設定。すると、期待通りに見積書のプレビューが!

カレンダーも連携できるのでは?と思いました。小難しいスクリプトを追加すれば連携とのこと。ちょっとめんどくさいのでそれはいいや。スプレッドシートの横にカレンダーが出てくるのでコピペで問題ありません。いずれGoogleさんが@日付でカレンダー登録できるようにしてくれるに違いない。Googleドキュメントはできるみたいですし。

スプレッドシートの各案件の予定をカレンダーに登録する。それをカレンダーで見られたりリマインドもらえたりすると、何社かの最終的な納品日、配信日の日付がごっちゃになってたなどの繁忙期あるあるミスを回避できるかもしれません。記憶力はこれからもっと低下しますからね。

会社にいるときは自分が「こうした方がやりやすいのに」と思っていても、社の方針に合わせないといけなくて、手間のかかる方法をやらざるを得ませんでした。

タスク管理に関していうと、あれ、他人からタスク立てられると嫌なものです。何十個も貯まるともはやタスクを見て探す方が時間がかかります。業務が限られている方ならいいのかもしれませんが、並行していくつも抱えてる時にあれもこれもタスクで言われてもね。

自分で優先順位を考えるのが大事なんですけど、と社でのタスクは全く活用しておりませんでした。実際、使わない自分の方がタスク立てた営業より管理できてたので、人間のマルチ機能は脳味噌であって、タスク管理は補助的に最低限使うのが良いのではないでしょうか。

タスク管理ツールって、上の人が下の人を管理するためのツールなのでは、と考えたら、何からやっていいかわからない新人さんには良い方法なのかもしれません。それでもひとつの案件にいくつも細かい指示だと本人の管理スキルが上がらないので、そこは上司の腕になるかなあと思います。

タスク立ててほったらかしってのが一番ダメ。途中フォローもしないで期限迫ってから口を出す上司も本当ダメ。口だけならタスク立てんなって言ってやりたいです。あれっ。なんかダメ上司のタスク管理をディスってる記事になってましたね。戻りましょう。

タスクを立てるのに夢中で実作業が追いつかないことが日常化すると期限切れの警告を軽視するようになってしまいます。絶対に忘れてはいけないことにだけタスクを立て、予定の部分(特に相手があること)は本人や上司の裁量でブランクにするなど、タスクに管理されないようにしておきたいですね。

自分は自分一人の管理ですから今のところタスク管理しなくてもGoogleのカレンダーだけでどうにでもなります。でも、使用ツールがGoogleにあまりに偏るとGoogleが死んだときが怖いですね(笑)

さじ