ビジネスチャットのコツ。 - ゆるっと広告業界

こんばんは、さじです。

会社を辞めてからも代理店とのやりとりはチャットを引き続き利用して便利に使っています。チャットはメールに比べ、即時性が高く親近感が強いことが利点ですが、フリーランスでのチャットコミュニケーションにコツを得てきたのでまとめてみます。

1.なるはや返答

メールのように「その日中に返信」などとのんびりしていると相手とタイミングが合わなくて確認だけで時間を有することになります。

例えば原稿をアップロードされたら早めに目を通して、不備のない旨を伝える。足りないものや疑問点があれば連絡する。手の空いた時に代理店がクライアントにすぐさま引用、転送できるよう「〜の原稿のこの部分の画像の提供をお願いいたします」など丁寧に書くとスピーディーに対応してもらえます。

2.あいさつバリエーション

案件が動いていれば、その間ほぼ毎日やりとりが行われます。社内であれば朝は「おはようございます」、10時を過ぎた頃からは「お疲れ様です」でOKですが、代理店との場合「お疲れ様」でいいの？という迷いがありました。

外注者としては「お世話に〜」を使いたいのですが、頻繁に使うと重いです。いくらかやってきたところ、相手の調子に合わせるのが自然という結論に至りました。

「おはようございます」には「おはよう〜」、「お疲れ様です。○○の件ですが〜」には「ご連絡ありがとうございます」と、「お世話に〜」を日にちが空いたときだけと減らすようにしてみました。脱メール文を心がけます。

3.長い文は読んでくれない

メールの癖でチャットでも長文になってしまうことがありますが、自分が受け取ったとき全部読むか？というと読みません。メールよりさらに簡潔に伝えるのがチャットの仕様上好ましいです。会話の行き来がメリットのチャットなのに自分のターンで全画面を埋め尽くしたり、承知した旨をいちいち返信していると読みにくいですよね。「承知しました」「ありがとうございます」は割り切ってリアクションボタンで済ませ、「見ました」の反応を残すのはマナー違反ではないと思います（相手が代理店の場合）。

4.それでもまだ固い？

やりとりを重ねていくと、まだ壁があるなあと感じてやりにくいことも出てきました。かといって、あまりに親しげに言葉を崩すのも無礼です。

そこで、感嘆符を取り入れました。「！」の導入で会話に近づけよう作戦です。失礼ながら、初めてやりとりをさせてもらった代理店O氏がどこまで打ち解けてくれるかを試していきました。

まず、違和感なく感謝が伝わりやすい「ありがとうございます！」からです。その後徐々に軽い質問に「？」を、凄く嬉しいときやびっくりしたときには「！！」を、感情に合わせて追加します。程なくして、O氏から顔文字入りの返信が来ました（ヨシ！）。相性もありますが徐々に近づく努力の手始めに感嘆符使用は試す価値ありです。

5.ヨイショは必要？

日本人ならではの「枕ことば」「クッション言葉」は便利です。待ち兼ねた返事に「遅くなり申し訳ない」と文面にあれば「お忙しいところ本当にありがとうございます！」。頼んでいたことをすぐにやってくれた時には「早急なご対応助かります！」などです。明らかなヨイショではなく、「忙しいのにやってくれて嬉しい！」と返す現代版ヨイショ。円滑な信頼関係をもたらすのでおすすめです。
ちなみに、忘れられて催促したことを対応してくれたときでも「早急に対応」とカウントしてあげることがコツです。

本来であれば直接顔合わせするだけでもお互い親近感を持ちやすいものですが、チャットだけで始まる場合には距離感を縮める努力も大事ですね。それにしても、4は気になる相手に近づくテクニック、5は夫婦仲のテクニックみたいだなと思ってしまいました。プライベートでも活用できるかもしれませんね（笑）。

さじ